Les procédures de départ
Réunions d’Informations
Chaque début d’année ou de semestre, des réunions d’information seront proposées aux étudiants des différents programmes, pour présenter les destinations possibles ainsi que les prérequis pour pouvoir candidater. La liste des destinations est réétudiée chaque année ; cette liste n’est pas figée dans le temps.
La réunion, obligatoire, permettra aux étudiants d’anticiper les inscriptions aux tests de langue, de rencontrer les professeurs tuteurs et/ou les membres du Bureau International afin de poser toutes les questions nécessaires.
Constitution du dossier pour un départ à l’International
Les dossiers de candidature seront à récupérer au Bureau International ou envoyés sur la boîte mail de l’Ecole, qui devra être régulièrement consultée.
Le candidat devra remettre le dossier de candidature au bureau international avant la date limite fixée, ainsi que tous les justificatifs demandés. Les choix des destinations seront à inscrire par ordre de préférence, de 1 à 10, ainsi que le diplôme souhaité (pour un double-diplôme) et la langue du programme (le cas échéant).
NB : Aucun dossier de candidature ne sera pris en compte au-delà de cette limite. De même, les étudiants qui ne seront pas à jour de leur frais de scolarité ou du paiement de la sécurité sociale ne pourront pas prétendre à un échange en université partenaire.
Décision de la Commission
Une Commission, composée du Bureau International, des professeurs tuteurs et des responsables de Programmes, étudiera chaque dossier de candidature complet.
Les étudiants répondant à tous les critères de sélection se verront proposer un choix de destination par la Commission. Le nombre de places varie d’une Ecole à une autre, c’est pourquoi les places seront attribuées au mérite.
A la suite de la commission, le Bureau International enverra un e-mail individuellement à chaque étudiant afin de leur faire part de la décision de la Commission. L’étudiant devra alors confirmer ou faire appel de la décision par retour d’email avant une date donnée, avant la phase de nomination.
Nomination
Une fois le choix de la Commission accepté par l’étudiant, le Bureau International de l’ESC Clermont enverra à l’institution partenaire la liste du/des étudiant(s) sélectionné(s) pour effectuer un semestre, une année à l’international ou un Double Diplôme.
L’université partenaire informera des dates limites de candidature et du mode de sélection dans leur propre institution. Chaque étudiant devra ensuite remplir un dossier de candidature complet pour candidater à un échange dans l’UP.
NB : L’université partenaire se réserve le droit d’accepter ou de refuser les candidatures des étudiants.
Candidature auprès des universités partenaires
Les candidatures se font en ligne ou via par le Bureau International. Pour finaliser votre candidature, le Bureau International pourra vous fournir, sur demande de l’université d’accueil
- la traduction de vos bulletins en anglais ;
- une attestation de nomination de l’étudiant ;
- votre score GPA.
Dès que le candidat clôturera son dossier, il recevra la lettre d’acceptation et pourra passer aux étapes suivantes (dont la demande de Visa).
NB : Une fois que l’étudiant a confirmé son choix de destination, il ne sera pas possible de candidater pour une seconde Institution.
Lettre d’acceptation
Tous les étudiants acceptés par l’université partenaire recevront une lettre d’acceptation. Son envoi est retardé si la candidature est elle-même retardée.
La lettre d’acceptation originale est obligatoire pour la demande de visa et pour pouvoir entrer ou sortir de certains pays. Dans l’attente de ce document, une copie sera envoyée par e-mail au Bureau International.
NB : N’engagez aucun frais tant que vous n’avez pas reçu la lettre d’acceptation !
Courrier avant départ
Parallèlement à la lettre d’acceptation, le Bureau International enverra à l’étudiant :
- La liste des professeurs tuteurs : à conserver
- Un courrier officiel, avec démarches et obligations de l’étudiant : à lire attentivement
- Un contrat d’études Erasmus ou un contrat d’études non-Erasmus, pour le choix des cours : à conserver
- Une déclaration sur l’honneur : à rendre au bureau international avant le départ